Die sechs Schlüssel zum erfolgreichen Projektmanagement

Lernen Sie einige der wichtigsten Punkte kennen, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, sowie die Kompetenzen, die ein Projektmanager benötigt, um sich beruflich weiterzuentwickeln.

Was ist Projektmanagement?

Unter “Projektmanagement” versteht man in der Wirtschaft und im privaten Sektor die Planung, Durchführung und Überwachung eines Projekts mit klar definierten Zielen.

Die Projekte variieren je nach Profil des Unternehmens oder der Arbeit in einem bestimmten Bereich des Unternehmens. An ihnen können viele oder wenige Mitarbeiter beteiligt sein, die über verschiedene Abteilungen verteilt sind oder zusammenarbeiten. Es kann sich auch um ein hochkomplexes Projekt oder um ein kleineres Projekt in der Entwicklung des Unternehmens handeln.

Die Wahrheit ist, dass es in allen Szenarien eine Schlüsselrolle gibt, die für die Überwachung des Projektfortschritts verantwortlich ist, die sich um die Inkubations- und Wachstumsphase sowie die ständige Überwachung kümmert, bis die Endphase erreicht ist. Dieses Berufsprofil ist das des Projektmanagers.

Ein Projektmanager ist für die Planung und Durchführung eines bestimmten Projekts verantwortlich. Um seine Rolle zu erfüllen, muss er über eine Reihe von Fähigkeiten und Qualitäten verfügen, die sich auf verschiedene Bereiche beziehen. Ein Teil ihres Wissens stammt nicht aus einem bestimmten Hochschulabschluss, sondern aus beruflichen oder organisatorischen Erfahrungen, die sie für ihre Position kompetent machen.

Welche Eigenschaften sind für einen guten Projektmanager erforderlich?

Erstens: Führungsqualitäten. Ein Projektmanager steht an der Spitze eines Teams und beaufsichtigt sowohl die täglichen Aufgaben als auch die Teil- und/oder Endergebnisse. Dazu muss er/sie über gute zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen, durchsetzungsfähig kommunizieren, multitaskingfähig sein und aufschlussreiche Fragen stellen können.

Zu seinen Aufgaben gehören auch die Aufdeckung von nicht deklarierten Annahmen, die Vermittlung und Lösung von Konflikten zwischen den Mitgliedern seiner Abteilung und die schnelle Entscheidungsfindung in Drucksituationen. Bei all dem ist er stets bemüht, einen offenen Dialog, Motivation und Enthusiasmus im Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten.

Zusätzlich zu diesen Qualitäten wendet der Projektmanager gleichzeitig die Grundsätze des Managements an, d. h. ein umfassendes Verständnis des Projekts, Planung, effiziente Ressourcenzuweisung, kontinuierliche Überwachung durch Berichterstattung und Einhaltung der Produktionspläne.

Ein wesentlicher Teil der Aufgabe eines Projektmanagers besteht darin, die Risiken zu erkennen, die die Verwirklichung des Projekts gefährden könnten. Zu diesem Zweck muss er sie laufend bewerten – entweder formell oder informell – und untersuchen, wie sie sich auf die Erfolgswahrscheinlichkeit auswirken könnten, und Techniken anwenden oder Entscheidungen treffen, die dazu beitragen, sie zu minimieren.

Welchen Risiken ist ein Projektmanager ausgesetzt?

Logischerweise ist das Maximum, dass man einen Fehler macht, einen Rückschlag nicht überwindet oder einfach die Ziele nicht erreicht, was zum Verlust eines Kunden führt.

In diesem Fall kann es sein, dass die Vorgänge nicht korrekt und transparent durchgeführt werden, was zu betrügerischen Situationen, Hacks oder nicht verifizierten Daten führt, die das Projekt mehr oder weniger stark erschweren. Die Wirksamkeit der Instrumente und die Konnektivität – insbesondere in einem virtuellen Arbeitsumfeld – sind ebenfalls potenzielle Risiken, die der Projektleiter berücksichtigen und beseitigen muss.

Die Schlüssel zur Entwicklung eines erfolgreichen Projekts

Man könnte den Erfolg eines Projekts mit einer chemischen Formel vergleichen. Mit den richtigen Elementen und unter Beachtung der richtigen Schritte gibt es nur ein mögliches Ergebnis: das erfolgreiche Erreichen der vorgeschlagenen Ziele, innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens.

In jedem Fall sollte man sich darüber im Klaren sein, dass die Anfangsphase eines Projekts nie einfach ist. Es gibt eine Reihe von Situationen, die die Sache erschweren können, wie z. B. Planungsprobleme, zeitliche Zwänge, technische Schwierigkeiten oder persönliche/gruppenspezifische Situationen, wie z. B. mangelndes Vertrauen oder fehlende Moral.

Es ist daher unerlässlich, diese 6 Punkte zu berücksichtigen, um eventuelle Hindernisse im Voraus zu erkennen:

1. Klare Ziele und Vorgaben: Ohne einen klaren Fokus ist es sehr schwierig, qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen. Mit allgemeinen Zielen, die als Richtschnur dienen, mit spezifischen Zielen, die den Schwerpunkt bilden, und mit besonderen Zielen, die auf Details abzielen, kann sich die Gruppe auf geordnete und methodische Weise entwickeln. Bei der Festlegung von Zielen macht die Innovation den Unterschied aus.
2. Effiziente Planung: Von Anfang an ist es wichtig, das zu bearbeitende Thema zu recherchieren und zu beherrschen. Ebenso wichtig ist es, einen Zeitplan mit Fristen für jede Aufgabe und die zu verwendenden Instrumente aufzustellen. Darüber hinaus ist es wichtig, vorausschauend zu denken und mögliche Unwägbarkeiten zu antizipieren, indem Notfallpläne erstellt werden, mit denen Schwierigkeiten bewältigt werden können.
3. Effiziente Ressourcenkontroll- und -bewertungssysteme: Der intelligente Einsatz von menschlichen Talenten sowie materiellen und finanziellen Ressourcen ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines jeden Projekts.
4. Ein aktives und engagiertes Team: Die Schaffung eines Umfelds, in dem jeder seine Meinung frei äußern kann, und die gleichmäßige Verteilung der Aufgaben sind wichtige Punkte, um ein leistungsstarkes Arbeitsumfeld zu gewährleisten. Mit Engagement, Zeit und Hingabe ist es schwierig, dass ein Projekt seine Ziele nicht erreicht.
5. Budgetierung: Wenn ein Projekt gut durchdacht ist, weiß man von Anfang an, wie hoch die für die Durchführung erforderlichen Investitionen sein werden. Bei der Verwirklichung der Ziele geht es auch darum, das Budget reibungslos umzusetzen und die ursprüngliche Zahl während der gesamten Entwicklung beizubehalten.
6. Talent, Leidenschaft und Freude: Stets sein Bestes zu geben und dabei Spaß an der Aufgabe zu haben, ist ein grundlegender Bestandteil des Managements eines jeden erfolgreichen Projekts.

In diesem Sinne können sowohl der Projektleiter als auch sein Team ihre Ziele mit der notwendigen Vorbereitung angehen, um qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern.