Wie kann man die Ziele der Remote-Teamarbeit vermitteln?

von Melisa Vidal, Programmdirektorin bei der Xtendo-Gruppe

Die Pandemie stellte eine in der Geschichte der Arbeitswelt noch nie dagewesene Herausforderung dar: die Telearbeit. In diesem Zusammenhang hat sich die Telearbeit als wichtiges Instrument erwiesen, um die Betriebsfähigkeit von Unternehmen zu gewährleisten.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Die Reisezeit wird reduziert und die Mitarbeiter können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren. Darüber hinaus haben sich flexible Arbeitszeiten und die Freiheit, außerhalb des Firmengeländes zu arbeiten, zu einem positiven Faktor entwickelt. Diese Freiheit sollte jedoch kein Vorwand sein, um Isolation und den Verlust von Kontakten zu Kollegen zu fördern.

Laut dem Dokument der Internationalen Arbeitsorganisation (IAO): “Telearbeit während und nach der COVID-19-Pandemie” arbeitete nur ein Bruchteil der Beschäftigten von zu Hause aus; in der Europäischen Union beispielsweise lag der Anteil bei 30 % und mehr, in Ländern wie Dänemark und Schweden bei 10 %, ebenso wie in den Niederlanden.  In den Vereinigten Staaten waren es 20 %, in Japan 16 % und in Argentinien nur 1,6 %.

In diesem Sinne muss die Praktikumsverwaltung in den Unternehmen an die Situation angepasst werden, sowohl was die Festlegung von Prioritäten als auch was die Verwaltung von Zielen, Arbeitsbelastung, Aufgaben und Fristen angeht.

Dazu ist es unerlässlich, dass das gesamte Team auf drei Grundpfeilern geführt wird: Leistungsmanagement, Kommunikation und Digitalisierung, wie von der ILO empfohlen. Doch zunächst muss ich mit Ihnen über einen grundlegenden Punkt sprechen: Vertrauen.

Aufbau von Vertrauen im Team

Vor der Umsetzung der Kommunikationssäulen ist es wichtig, Vertrauen zu vermitteln, da dies gewährleistet, dass die Teams mit dem von der Organisation erwarteten Arbeitsrhythmus übereinstimmen. Auf diese Weise werden die Ziele mit Transparenz und Gewissheit erreicht.

Es wird vorgeschlagen, dass die Führungskräfte monatliche außerschulische Aktivitäten durchführen, um Räume für die Integration zu schaffen, die auch dazu dienen, die Erwartungen des Unternehmens anzugleichen. Es geht darum, ein Gleichgewicht zwischen der Persönlichkeit des Mitarbeiters und den Aufgaben zu schaffen, die im Laufe des Tages erledigt werden müssen.

Darüber hinaus sollten aktive Pausen eingelegt werden, um den Körper zu bewegen und das Gehirn mit Sauerstoff zu versorgen, damit sich der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz wohl fühlt. Um die Effektivität und Produktivität zu steigern, entscheiden sich viele für die Pomodoro-Methode, die darin besteht, die Arbeit in Zeitblöcke aufzuteilen, die durch eine kurze Pause – in der Regel fünf Minuten – unterbrochen werden. Die Idee ist, die Ergebnisse zu verbessern.

Wie können die Ziele des Unternehmens in den Mittelpunkt gestellt werden?

Die von der IAO empfohlenen Säulen sind Schritte, die unternommen werden sollten. Die erste besteht darin, innerhalb der Organisation zu erkennen, welches die Prioritäten sind, eine Kompetenzdiagnose unter den Mitarbeitern zu entwickeln, die Mitarbeiter zu ermutigen, ihre Meinung zu äußern, wenn sie sich überlastet fühlen, und anzuerkennen, dass es Zeit braucht, ohne Verbindung, um die gestellten Aufgaben gut zu erledigen.

Wenn man diese Voraussetzungen kennt, ist es wichtig, die drei Säulen zu entwickeln, um positive Ergebnisse mit Heimteams zu erzielen:

1. Leistungsmanagement

Dies ist zweifellos die Säule, die von den Organisationen am meisten betont wird, da sie auf der Leistung des Teams und der Erfüllung der gesamten konzipierten Strategie beruht. 

Die Internationale Arbeitsorganisation (IAO) weist darauf hin, dass Telearbeit auf Dialog, Zusammenarbeit und Kollegen basiert, wie im oben erwähnten Leitfaden beschrieben. Außerdem heißt es dort, dass die beste Methode das so genannte Leistungsmanagement ist, bei dem das Managementteam und die Mitarbeiter eine gemeinsame Methode zur Bewertung der Produktivität festlegen.

Das Management umfasst die Festlegung von Zielen, Aufgaben, Überwachung und Diskussion über den jeweiligen Prozess. Ziel ist es, die Aufgaben flexibel zu gestalten, ohne Druck auf den Mitarbeiter auszuüben. Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, dass:

• Seien Sie sich über die erwarteten Ergebnisse im Klaren, d. h. sagen Sie ganz genau, was vom Mitarbeiter erwartet wird.
• Rechtzeitiges, regelmäßiges und anschauliches Feedback an den Partner.
• Geben Sie positives Feedback für eine gut gemachte Arbeit.
• Bevorzugen Sie Videoanrufe bei leistungsbezogenen Gesprächen.

2. Digitalisierung

Dieser Punkt bezieht sich auf den Einsatz von Technologien wie Cloud Computing, Terminplanungstools und all jene Online-Anwendungen oder Plattformen, die den Fernzugriff und die Zusammenarbeit erleichtern, wie z. B. Microsoft Teams.

Die Digitalisierung ist so schnelllebig, dass es notwendig ist, die Mitarbeiter ständig weiterzubilden, damit sie sich angesichts der heutigen drastischen Veränderungen nicht schutzlos fühlen.

Um die gewünschte büroähnliche Produktivität zu erreichen, muss laut ILO sichergestellt werden, dass die Teams Zugang zu Technologie und Werkzeugen haben. Wichtig ist auch, wie gesagt, ein kontinuierlicher Dialog zwischen allen Beteiligten, um festzustellen, ob es Schwierigkeiten bei der Nutzung der Plattformen gibt. Außerdem:

• Überprüfen Sie den Technologie- und Ressourcenbedarf des Arbeitgebers, der zu Hause arbeitet.
• Aufnahme von Erstattungsmodalitäten in die Telearbeitspolitik, um Mitarbeiter zu unterstützen, die über die Ausrüstung, das Internet und die Kommunikationsmittel verfügen, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen.
• Fortlaufende Schulungen zu den zu verwendenden Instrumenten anbieten.

3. Kommunikation

Eines sollte klar sein: Teams, die aus der Ferne arbeiten, stehen vor größeren Kommunikationsherausforderungen als solche, die von Angesicht zu Angesicht arbeiten. Wenn Mitarbeiter viel Zeit getrennt voneinander verbringen, verstärkt sich der Grad der beruflichen Isolation. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, eine effektive Kommunikation mit klaren Botschaften aufrechtzuerhalten, damit der Informationsfluss kontinuierlich ist.

Organisationen sollten Folgendes berücksichtigen:

• Einrichtung eines zentralen Archivs für alle Änderungen, Aktualisierungen und unternehmensinternen Prozesse.
• Kommunikationsstandards, die die bevorzugte Antwortzeit, den Stil und den Tonfall des Schreibens festlegen.
• Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern, sich für Werkzeuge zu entscheiden, die sie für effizienter und einfacher zu benutzen halten.

Die Bedeutung der Gesundheit

Gesundheit ist wichtig, und die Unternehmen müssen auch dafür sorgen, dass es ihren Teams gut geht, denn Stress und Sorgen haben sich für viele mit dem Auftreten der Pandemie verstärkt. 
Laut einer in dem IAO-Dokument wiedergegebenen Umfrage der Kaiser Family Foundation ist fast die Hälfte der Erwachsenen in den Vereinigten Staaten von psychischer Gesundheit betroffen.

Viele Studien haben gezeigt, dass die starke Beengtheit Angst, Depression, Stress, Reizbarkeit, Schlaflosigkeit, Wut und emotionale Erschöpfung hervorruft. Es ist wichtig, dass die Teamleiter aktiv zuhören, um festzustellen, ob eines der Teammitglieder eine bestimmte Situation erlebt. Schaffen Sie Einzelgespräche, um von den Sorgen zu erfahren und so eine engere und einfühlsamere Bindung zu schaffen. Einige Unternehmen setzen auf Plattformen, die emotionales Wohlbefinden für Organisationen bieten, wie z. B. ifeel, eine ganzheitliche Lösung, die die Motivation und die Bindung von Talenten durch die Anwendung psychologischer Aspekte in der Geschäftswelt erhöht.