Um bom elo com a cadeia de valor é essencial para alcançar bons resultados nos negócios e se manter competitivo. Um dos pontos de fricção entre empresas e fornecedores é dado pela gestão das faturas a pagar: documentos mal elaborados ou perdidos, controlos deficientes sobre os pagamentos efetuados, faturas que são processadas com atraso e são rejeitadas perto da data de pagamento.
A aplicação de RPA (Robotic Process Automation) ao processamento de faturas elimina completamente todo esse incômodo.
É uma das áreas onde existe maior experiência a nível mundial em termos de automatização e processos inteiramente baseados em dados, com os quais normalmente não há risco na implementação enquanto, pelo contrário, os benefícios são imediatamente visíveis.
Uma das grandes vantagens de automatizar o processamento de faturas reside no rápido retorno de valor, o que por sua vez traz um benefício adicional raramente avaliado: automatizar o processamento de uma área dinamiza imediatamente os outros setores da empresa com a qual interage
A gestão de faturas pode ser automatizada?
A gestão de faturas é um processo que pode ser automatizado de ponta a ponta: isso significa que a intervenção humana é mínima e a eficiência nos resultados é ótima.
Nada é deixado ao acaso na gestão de pagamentos a fornecedores . Agiliza-se o acompanhamento das que são recebidas (hoje chegam maioritariamente em formato digital, ou são facilmente digitalizadas, mas o grande volume que ainda persiste em papel constitui uma verdadeira dor de cabeça para o negócio), o seu processamento ou a extracção da chave dados como a quantidade ou o nome do fornecedor (concretamente, este aspeto implica uma integração com ferramentas de machine learning).
São também confrontados com as ordens de compra e chegada da mercadoria ou prestação dos serviços solicitados para confirmar a veracidade dos dados, detetar e eliminar duplicidades ou distribuir todos os dados relevantes para os sistemas bancário, contabilístico e de conciliação fiscal. O circuito continua até que seja feito o pagamento para quitar o documento ou gerar a devolução das despesas internas.
Os sistemas podem detectar automaticamente quando uma fatura está próxima do vencimento e tomar as providências necessárias: enviar um push notification para a área financeira ou ativar o pagamento diretamente nos sistemas de gestão.
Benefícios de automatizar o pagamento de contas
Os benefícios de automatizar a gestão do pagamento a fornecedores vão desde a redução do gasto com processamento de faturas até a virtual eliminação de erros por cruzamento com outros sistemas ou bases de dados, passando por um maior foco por parte dos gestores históricos de a área em tarefas de valor acrescentado para a organização: tratamento personalizado com fornecedores, negociação de melhores condições com base no bom comportamento de pagamento, melhorias nos processos da cadeia de valor ou deteção de alternativas de abastecimento.
Com os alertas certos, você pode aproveitar os descontos de pagamento antecipado impostos por alguns provedores e evitar multas por atraso impostas por outros. Mesmo quando não há prêmios ou multas, o pagamento em dia garante um bom relacionamento, diminuição de reclamações por parte do fornecedor (o que por sua vez implica na utilização de algum recurso humano para atendê-lo) e, claro, também entregas no prazo.
Em tempos em que falamos de experiência e satisfação do cliente, o RPA aplicado à gestão de pagamentos a fornecedores não só melhora a gestão, gera economia e aumenta a produtividade, mas também – e talvez mais importante – traz experiência e satisfação à cadeia de suprimentos.
