Números, restos de documentos em papel, múltiplas fontes de informação, diferentes clientes com diferentes regimes e situações de pagamento, mais números… Embora as áreas de cobrança desempenhem um papel fundamental e complexo nas empresas, grande parte dos esforços dos responsáveis pela área relacionados aos custos de coleta são perdidos em tarefas repetitivas com alto componente manual que levam a diferentes problemas, que vão desde a insatisfação no trabalho dos funcionários e maiores taxas de rotatividade de pessoal até erros no carregamento de dados e deficiências nos controles. E, especificamente nas cobranças, todo erro significa dinheiro.
A automação robótica de processos (RPA) vem para corrigir essa situação: propõe a digitalização de processos relacionados aos custos de cobrança por meio do uso de bots que lidam com os aspectos mais tediosos e propensos a erros e deixam questões estratégicas nas mãos dos humanos, que exigem um olhar crítico e geralmente são as que mais agregam valor ao negócio, como a incorporação de meios de pagamento inovadores ou tratamento personalizado com determinados tipos de clientes.
Como prevenir a inadimplência
Como o RPA pode ser aplicado para reduzir os custos de cobrança? Um dos casos mais movimentados é o envio automático de avisos de atraso de pagamento: antes de um alerta de pagamento em atraso, o sistema seleciona o meio de comunicação preferido pelo cliente e envia uma notificação. É possível, inclusive, determinar uma série de regras pré-configuradas para que o aviso seja mais ou menos detalhado dependendo do tempo de atraso no pagamento ou da importância relativa do cliente para a organização. Além disso, um aviso prévio automático pode ser enviado ao cliente para antecipar o pagamento com um proforma antes mesmo da data de emissão da fatura: são mensagens do tipo “Lembramos que no primeiro dia útil da próxima semana (3/12/2022) estaremos emitindo sua nova fatura”, com detalhes sobre o valor, a data de vencimento e as despesas administrativas relacionadas a um possível inadimplemento.
Os benefícios são múltiplos: o esforço dos responsáveis pela área é significativamente reduzido, as cobranças são aceleradas, evitam-se atritos com clientes – típicos de interações pessoais nesse tipo de situação – que até, com base no que foi comentado por essa mesma organização de consumo de massa, melhoram gradativamente seu comportamento de pagamento.
Ele também permite gerenciar o limite de cada cliente e desabilitar novas operações quando os limites definidos pelas políticas internas tiverem sido excedidos. Por outro lado, pode ser usado como uma ferramenta de retenção de clientes: por meio da automação é possível obter relatórios de pagamento flexíveis para cada um deles com base em seu histórico e comportamento. Isso evita um risco histórico: o de tratar um devedor sistemático da mesma forma que um cliente complacente que fica para trás pela primeira vez.
Ele também destaca o papel preventivo das verificações automatizadas de novos clientes e sua situação de crédito ou fiscal, fundamental para evitar problemas futuros.
Quais métodos de pagamento são mais comuns na cobrança?
A diversificação dos meios de pagamento é outro dos grandes desafios enfrentados pelas organizações: as informações sobre cobranças vêm de diferentes meios, desde notificações de bancos e carteiras virtuais até e-mails ou mensagens de plataformas (às quais as ligadas a moedas digitais começam a aderir timidamente, mas com certa perseverança) e dos clientes e dos próprios sistemas de gestão.
Isso ocasionalmente se torna ainda mais complexo no caso de alguns segmentos específicos, como o varejo, que geralmente recebe certificados de transferência enviados pelos próprios clientes e deve compará-los com depósitos bancários.
A automação não apenas recebe e homogeneiza os dados, mas também estabelece os pontos de controle, os compara, avalia os atrasos e prepara os relatórios para que os analistas se concentrem apenas em anomalias ou elementos que não podem ser conciliados. Estima-se que isso represente, no máximo, 5% dos registros processados.
Ou seja, o RPA tem impacto direto na redução dos custos de cobrança: os responsáveis pelo setor deixam de usar boa parte do seu tempo no empilhamento de papéis, comparação de documentos e preenchimento de planilhas e passam a se dedicar ao crescimento do negócio.
