Nous avons déjà discuté dans un article précédent des avantages que l’automatisation des processus liés aux recouvrements peut apporter à une organisation. Ces avantages incluent une réduction significative des coûts, une meilleure expérience pour les employés, qui peuvent passer des tâches routinières et répétitives à des activités plus significatives et précieuses pour l’entreprise, et bien sûr, des niveaux élevés d’efficacité et de précision dans l’un des domaines les plus critiques de l’organisation. Cela comprend une diminution des pertes dues à des recouvrements mal effectués, des retards réduits ou des améliorations de la liquidité. La grande question qui reste est la suivante : est-ce que n’importe quelle organisation qui met en place une automatisation par RPA pour les recouvrements obtient automatiquement des résultats positifs ?
On dit souvent que l’automatisation ne nécessite pas de prérequis et qu’il suffit d’identifier les bons processus, de les intégrer et de les numériser pour qu’ils soient exécutés selon des règles établies.
Bien que cela soit vrai, pour que tous ces avantages se concrétisent dans la pratique, il est essentiel de “faire correctement ses devoirs” : analyser et comprendre le travail des personnes pour identifier les tâches pour lesquelles l’automatisation peut véritablement ajouter de la valeur à l’organisation, et revoir lors d’une deuxième évaluation pour s’assurer que ces activités peuvent être effectuées sans intervention humaine.
La bonne nouvelle est qu’avec le bon partenaire technologique ayant de l’expérience dans l’automatisation des recouvrements, vous avez accès aux meilleures pratiques et aux chemins testés, ce qui réduit les risques et augmente la probabilité de réussite dans chaque initiative entreprise.
La valeur de la confiance.
Un autre défi auquel les entreprises sont confrontées est qu’elles ne comprennent souvent pas complètement leurs propres processus, ou que ces processus sont très inefficaces car ils couvrent différentes zones qui ne partagent pas correctement leurs informations, ou qui se comportent comme des silos. Par conséquent, l’analyse de ces processus, la recherche de moyens pour les optimiser, puis la mise en œuvre de l’automatisation accélère le projet et le replace sur la voie du succès.
La gestion du changement est une autre initiative souvent sous-estimée mais qui a un impact direct sur les résultats de la mise en œuvre : une communication transparente avec toutes les parties prenantes, dirigée par les dirigeants, avec une description claire et honnête de la portée de l’automatisation et la création d’un engagement de toutes les zones envers le projet réduit considérablement toute résistance qui pourrait survenir. Cela implique également un changement parmi les dirigeants dont les équipes effectuent des tâches qui seront automatisées : ils doivent se préparer à ce nouveau scénario, redéfinir les rôles de leurs collaborateurs, identifier où ils peuvent apporter leur contribution et générer de nouvelles attentes concernant les résultats attendus. Le défi de la gestion du changement peut se résumer en un seul mot : la confiance.
Erreurs courantes et comment les éviter.
Une erreur courante lors de la mise en place d’une solution RPA dans le domaine des recouvrements est l’urgence. Dans le désir de progresser rapidement pour atteindre des objectifs théoriques, l’analyse de la manière dont la solution doit être mise en œuvre, quels sont les coûts d’infrastructure ou quels sont les points de contrôle et comment ils doivent être gérés sont négligés. Cela peut entraîner le fait que l’investissement ne soit pas justifié et qu’il serve d’obstacle à l’automatisation à l’échelle de l’organisation.
Le domaine des recouvrements représente une partie fondamentale de l’activité de l’entreprise ; c’est lui qui garantit les revenus. Avancer avec son automatisation pourrait être une source clé d’avantages et de rentabilité. Cependant, en raison de l’importance de ce secteur, il ne s’agit pas d’automatiser pour le simple plaisir de le faire ou dans la précipitation, mais de prendre le temps, avec le soutien du bon partenaire technologique, pour s’assurer que le résultat s’aligne parfaitement sur l’objectif de l’organisation.
