Ya discutimos en un artículo anterior los beneficios que genera para una organización automatizar sus procesos vinculados con las cobranzas, entre los que destacan una notable reducción de costos, una mejor experiencia para los empleados -que dejan de realizar tareas rutinarias y repetitivas para avanzar sobre actividades más significativas o de mayor valor para el negocio- y, por supuesto, altos niveles de eficiencia y precisión en una de las áreas más críticas para la organización, incluyendo disminución de pérdidas por cobros mal realizados, reducción de moras o mejoras en la liquidez. La gran pregunta que queda es… ¿Cualquier organización que implementa RPA aplicado a cobranzas logra de manera mágica e inmediata resultados positivos?
Se suele decir que la automatización no tiene requisitos previos, que basta con identificar los procesos adecuados, integrarlos y digitalizarlos para que se ejecuten siguiendo las reglas establecidas.
Si bien esto es cierto, para que todas estas ventajas puedan cristalizarse en la práctica es imprescindible “hacer bien los deberes”: analizar y entender el trabajo de las personas para identificar esas tareas en que la automatización realmente puedan aportar valor a la organización y repasar en una segunda evaluación para garantizarse que esas actividades puedan efectuarse sin intervención humana.
La buena noticia: con un socio tecnológico adecuado, que tenga experiencia en automatización para las áreas de cobranzas, se obtiene acceso a mejores prácticas y caminos ya probados, lo que minimiza los riesgos e incrementa la probabilidad de éxito en cada iniciativa que se lleve a cabo.
El valor de la confianza
Otro desafío que tienen las empresas es que muchas veces no conocen a fondo sus propios procesos o estos resultan altamente ineficientes porque atraviesan diferentes áreas que no comparten adecuadamente su información -o que directamente se comportan como silos-. Por eso, hacer un análisis de esos procesos, buscar los mecanismos para optimizarlos e implementar luego de eso la automatización no solo acelera el proyecto sino que, de nuevo, lo encamina hacia el éxito.
La gestión del cambio es otra iniciativa que suele subestimarse pero que impacta de lleno en el resultado de la implementación: una comunicación transparente con todos los involucrados, encabezada por los líderes, con un detalle claro y honesto sobre los alcances de la automatización y la generación de un compromiso de todas las áreas con el proyecto reduce notablemente cualquier tipo de resistencia que pudiera presentarse. Esto involucra también un cambio entre los líderes cuyos equipos realizan tareas que van a automatizarse: deben prepararse para este nuevo escenario, redefinir el rol de sus colaboradores, detectar desde qué lugar pueden hacer su aporte y generar nuevas expectativas respecto de los resultados esperados. El desafío del change management puede resumirse en una sola palabra: confianza.
Errores comunes y cómo evitarlos
¿Un error común cuando se implementa una solución de RPA en el ámbito de cobranzas? La urgencia. Con el afán de avanzar rápido para alcanzar los objetivos teóricos, se dejan de lado análisis sobre cómo debe implementarse la solución, cuáles son los costos de infraestructura o cuáles son los puntos de control y cómo deben manejarse. Esto puede llevar a que la inversión no se justifique y que eso actúe como impedimento para avanzar hacia una automatización a escala en la organización.
El área de cobranzas representa una parte fundamental de la operación de la empresa: es nada más y nada menos la que garantiza los ingresos. Avanzar con su automatización podría ser una fuente clave en términos de beneficios y rentabilidad. Pero, por esa misma importancia que tiene el sector, no se trata de automatizar porque sí o a las apuradas, sino de tomarse el tiempo, con el acompañamiento del socio tecnológico adecuado, para que el resultado quede perfectamente alineado con el propósito de la organización.
