por Melisa Vidal, Programs Director en Xtendo Group
La pandemia planteó un desafío sin precedentes en la historia laboral: el teletrabajo. En ese contexto, esta alternativa ha demostrado ser una herramienta importante para garantizar la operatividad de las empresas.
Los beneficios están claros y a la vista de todos, la reducción del tiempo de desplazamiento y la posibilidad de que los colaboradores se centren en sus tareas. Además, el horario flexible y la libertad de trabajar fuera de las instalaciones de la empresa se han convertido en un factor positivo. Sin embargo, la soltura no debe ser excusa para incentivar el aislamiento y la pérdida de contacto con los compañeros.
De acuerdo con el documento: “El teletrabajo durante la pandemia de COVID-19 y después de ella”, de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), solo una fracción de la fuerza laboral trabajaba desde casa; por ejemplo, dentro de la Unión Europea la incidencia variaba del 30% o más, países como Dinamarca y Suecia 10%, al igual que los Países Bajos. En Estados Unidos la cifra aumenta a 20%, en Japón 16% y en Argentina solo el 1.6%.
En ese sentido, la gestión de prácticas dentro de las empresas debe ajustarse a la situación, tanto para establecer prioridades como para manejar los objetivos, el volumen de trabajo, las tareas y los plazos.
Para ello, es fundamental que todo el equipo se gestione bajo tres pilares fundamentales que son: gestión del desempeño, comunicación y digitalización, así lo recomienda la OIT. Pero antes es necesario que te hable de un punto primordial: la confianza.
Genera confianza con el equipo de trabajo
Antes de llevar a cabo los pilares de comunicación, es vital transmitir confianza ya que esto garantiza que los equipos se adecuen al ritmo de trabajo que espera la organización. De esta manera, los objetivos se cumplirán con transparencia y seguridad al momento de desempeñarlos.
Se sugiere que los líderes realicen actividades extracurriculares mensuales, de apoyo, para generar espacios de integración que sirvan para también alinear las expectativas de la empresa. La idea es que se logre hacer un balance entre la personalidad del colaborador y las responsabilidades que debe desarrollar durante el día.
Además, las pausas activas deben realizarse para brindarle movilidad al cuerpo y oxigenación al cerebro y así el colaborador se sentirá a gusto en su lugar de trabajo. Para ganarle a la efectividad y productividad, muchas personas optan por la metodología Pomodoro que consiste en dividir el trabajo en bloques de tiempo separados por un breve descanso que, generalmente, es de cinco minutos. La idea es mejorar los resultados.
¿Cómo focalizar los objetivos de la empresa?
Los pilares que recomienda la OIT son medidas que se deben adoptar. Lo primero es reconocer dentro de la organización cuáles son las prioridades, desarrollar un diagnóstico de habilidades entre los colaboradores, alentar a los colaboradores a expresarse cuando se sientan sobrecargados y reconocer que se necesita tiempo sin conexión para hacer bien las tareas que se entreguen.
Ahora bien, conociendo estas premisas es importante desarrollar los tres pilares para tener resultados positivos con los equipos estando desde casa:
- Gestión del desempeño
Es este, sin duda, el pilar que más hincapié hacen las organizaciones porque se basa en el rendimiento del equipo y cumplir con toda la estrategia que se diseña.
La Organización Internacional del Trabajo (OIT) plantea como relevante que el teletrabajo se base en el diálogo, la cooperación y los colaboradores, según indica en la Guía antes mencionada. Además, asegura que el mejor método es el proceso denominado gestión de resultados, donde el equipo directivo y colaboradores establecen un método común de evaluación de la productividad.
En la gestión se incluirá la identificación de objetivos, tareas, supervisión y discusión acerca del proceso que se esté realizando. El objetivo es lograr que las tareas sean flexibles sin que el colaborador sienta presión. Además, se debe tener en cuenta que:
- Hay que ser claros con los resultados esperados; es decir, ser muy específico sobre lo que se espera del colaborador.
- Ofrecer comentarios oportunos, regulares y descriptivos al colaborador.
- Dar una respuesta positiva al trabajo bien hecho.
- Priorizar las videollamadas en conversaciones referentes al rendimiento.
- Digitalización
Este punto se refiere al uso de la tecnología como la computación en la nube, los instrumentos de programación y todas aquellas aplicaciones o plataformas en línea que facilitan el acceso remoto y el trabajo en colaboración, un ejemplo de eso podría ser Microsoft Teams.
La digitalización va a un ritmo tan acelerado que es necesario mantener a los colaboradores en constante aprendizaje para que no se sientan desprotegidos ante los cambios drásticos que se viven hoy en día.
Para lograr la tan anhelada productividad similar al de la oficina, la OIT dice que es necesario asegurarse el acceso a la tecnología y herramientas por parte de los equipos. Es importante también, como te he comentado, establecer un diálogo continuo entre todos para detectar si hay alguna dificultad en el uso de las plataformas. Asimismo:
- Revisar las necesidades tecnológicas y recursos del empleador que trabaja desde casa.
- Incluir en la política de teletrabajo modalidades de reembolso para apoyar los colaboradores que dispongan del equipo, internet y herramientas de comunicación para el desarrollo de los objetivos de la empresa.
- Ofrecer constante capacitación sobre los instrumentos a utilizar.
- Comunicación
Si un punto debe quedar claro, es que los equipos que trabajan a distancia se enfrentan más a desafíos comunicacionales que aquellos que hacen la jornada presencial. Cuando los colaboradores pasan mucho tiempo separados, el grado de aislamiento profesional se intensifica, por lo que es vital mantener una comunicación eficaz, con mensajes claros para que el flujo de información sea continuo.
Las organizaciones deben considerar lo siguiente:
- Establecer un archivo centralizado de todos los cambios, actualizaciones y procesos internos de la empresa.
- Normas de comunicación donde se establezca el tiempo de respuesta preferido, el estilo y el tono de escritura.
- Permitir que los colaboradores se inclinen por herramientas que encuentren más efectivas y fáciles de utilizar.
La importancia de la salud
La salud es importante y las empresas deben también garantizar que sus equipos estén en buenos términos porque el estrés y las preocupaciones, para muchos, se intensificaron con la llegada de la pandemia.
De acuerdo con una encuesta de la Kaiser Family Foundation que se muestra en el documento de la OIT, casi la mitad de los adultos en los Estados Unidos se han visto afectados por la salud mental.
Muchos estudios demuestran que la época fuerte de confinamiento despertó ansiedad, depresión, estrés, irritabilidad, insomnio, ira y agotamiento emocional. Es importante que los líderes de equipo establezcan la escucha activa para determinar si alguno de los colaboradores está atravesando una situación particular. Crear encuentros one to one para conocer las preocupaciones y así ofrecer lazos más cercanos y empáticos. Algunas empresas están apostando por plataformas que brindan bienestar emocional de las organizaciones; por ejemplo, ifeel, una solución holística que aumenta la motivación y la retención de talento aplicando aspectos psicológicos al mundo empresarial.
