Por Diana Cardona, Project Management en Xtendo Group
Conoce algunos de los puntos más importantes para culminar un proyecto con éxito así como las competencias que necesita un Project Manager para desenvolverse profesionalmente.
¿Qué es la gestión de proyectos?
Cuando se habla de “gestión de proyecto” dentro del ámbito empresarial y privado, se hace referencia a la planificación, ejecución y supervisión de un proyecto, con una serie de objetivos bien definidos.
Los proyectos varían de acuerdo al perfil de la empresa o al trabajo dentro de un área particular de la misma. Pueden contar con muchos o pocos empleados, repartidos en distintas divisiones o trabajando conjuntamente. También puede tratarse de un proyecto de complejidad alta, o de algo más pequeño en el desarrollo de la firma.
Lo cierto es que para todos los escenarios, existe un rol clave que se ocupa de velar por el progreso del proyecto, atendiendo tanto a la etapa de incubación y al crecimiento como a la supervisión constante, hasta llegar a la fase final. Ese perfil profesional es el del Project Manager.
Un Project Manager o Jefe de Proyecto es el responsable de planificar y ejecutar un proyecto específico. Para cumplir con su rol, necesita contar con una serie de habilidades y cualidades, relacionadas a diversos ámbitos. Parte de sus conocimientos no provienen de una carrera universitaria concreta, sino de experiencias profesionales u organizacionales que lo vuelven competente para su puesto.
¿Cuáles son los atributos necesarios para ser un buen Project Manager?
En primer lugar, la capacidad de liderazgo. Un Jefe de Proyectos se encuentra al frente de un equipo de trabajo, supervisando tanto las tareas diarias como los resultados parciales y/o finales. Para ello, necesita contar con buenas habilidades interpersonales, comunicarse asertivamente, un manejo del tipo multitasking y hacer preguntas perspicaces.
También hace parte de su trabajo la detección de supuestos no declarados, la mediación y resolución de conflictos entre los integrantes de su división y la toma ágil de decisiones en situaciones de presión. Todo esto, buscando siempre mantener un diálogo abierto, la motivación y el entusiasmo en el ámbito laboral.
Además de estas cualidades, el Project Manager aplica en simultáneo los principios de la administración, es decir, el entendimiento de extremo a extremo del proyecto, la planificación, la asignación eficaz de recursos, la supervisión permanente a través de reportes y el cumplimiento de los tiempos de producción pautados.
Una cuestión vital en el trabajo de un Project Manager es el reconocimiento de los riesgos que podrían perjudicar la consecución del proyecto. Para ello, se ocupa de evaluarlos de forma permanente -ya sea formal o informalmente-, estudiando cómo podrían impactar en las probabilidades de éxito, aplicando técnicas o tomando decisiones que ayuden a minimizarlos.
¿A qué tipo de riesgos se enfrenta un Project Manager?
Lógicamente, el máximo es cometer algún tipo de error, no superar un contratiempo o simplemente fallar en la concreción de los objetivos, ocasionando la pérdida de un cliente.
Luego, a que las operativas no se realicen de forma correcta y transparente, dando lugar a situaciones fraudulentas, hackeos o datos no comprobados que complican en mayor o menor medida al proyecto. La efectividad de las herramientas y las situaciones de conectividad -sobre todo en un contexto de trabajo virtual- también son potenciales riesgos que el Jefe de Proyecto necesita contemplar y erradicar.
Las claves para desarrollar un proyecto exitoso
Se podría comparar el éxito de un proyecto con una fórmula química. Con los elementos adecuados y siguiendo los pasos correctos sólo existe un resultado posible: el alcance exitoso de los objetivos propuestos, en tiempo y forma.
De todas maneras, hay que contemplar que la etapa inicial de un proyecto nunca es sencilla. Existen diversas situaciones que pueden complicar el asunto, como problemas de planeación, cuestiones de tiempo, dificultades técnicas, o situaciones personales/grupales, como la falta de confianza o de ánimo.
Por eso, tener en cuenta estos 6 puntos es vital para prever con anticipación cualquier obstáculo que pueda surgir:
- Objetivos y metas claras: Sin un norte bien definido, es muy difícil entregar resultados de calidad. Con objetivos generales que guíen, específicos que enfoquen y particulares que atiendan los detalles, el grupo puede desarrollarse de forma ordenada y metódica. Al momento de fijar metas, apostar por la innovación es lo que hace la diferencia.
- Planificación eficaz: Desde el momento cero es decisivo investigar y dominar el tema sobre el que se va a trabajar. También es crucial articular un calendario con tiempos para cada tarea y fechas de entrega, que incluya las herramientas que se utilizarán. Además, es importante tener un ojo visionario y adelantarse a cualquier tipo de contingencia posible, generando planes de emergencia que puedan hacerle frente a las dificultades.
- Sistemas eficientes de control y evaluación de recursos: Usar con inteligencia los talentos humanos, así como los recursos materiales y económicos es un factor decisivo para el éxito de cualquier proyecto.
- Contar un equipo activo y comprometido: Generar un ambiente en donde todos puedan expresar sus opiniones libremente y repartir las tareas equitativamente son puntos notables para garantizar un ambiente de trabajo de alto rendimiento. Con compromiso, tiempo y dedicación difícilmente un proyecto falle en sus objetivos.
- Presupuestos: Cuando un proyecto está bien elaborado, se sabe desde el principio cuánta inversión necesitará para llevarse a cabo. Cumplir con los objetivos es también aplicar el presupuesto sin problemas, manteniendo la cifra inicial a lo largo de todo el desarrollo.
- Talento, pasión y alegría: Dar lo mejor en todo momento mientras se disfruta de la tarea realizada es un componente fundamental en la gestión de cualquier proyecto de éxito.
Con esto en mente, tanto el Project Manager como su equipo de trabajo pueden encarar sus metas contando con la preparación necesaria para entregar resultados de alta calidad.
