1 – Introducción

En XTENDO GROUP, la protección de los datos personales es una prioridad estratégica, reconocemos que la información personal es uno de nuestros activos más valiosos, y nos comprometemos a tratarla de manera responsable y segura, integrando en nuestro SGSI las mejores prácticas de ciberseguridad y prevención de pérdida de datos (DLP), esta política describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos, compartimos y protegemos la información personal de nuestros clientes, empleados, proveedores y otros titulares, garantizando el cumplimiento de la legislación aplicable y el respeto de sus derechos. 

  

2 – Objetivo

• Protección Integral: Garantizar que todos los datos personales se traten con altos estándares de seguridad, utilizando controles técnicos, administrativos y físicos.
• Cumplimiento Normativo: Asegurar el cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos aplicable en el país de operación y de las políticas internas de seguridad de la información.
• Transparencia y Derechos del Titular: Informar de manera clara a los titulares sobre el tratamiento de sus datos y facilitar el ejercicio de sus derechos.
• Integración con el SGSI: Incorporar controles y medidas de seguridad en la gestión de datos personales, tales como cifrado, control de accesos, gestión de incidentes y procedimientos de retención y eliminación seguros. 

  

3 – Alcance

Esta política se aplica a toda la información y datos personales que XTENDO GROUP recopila a través de:

• Su sitio web www.xtendo.biz y redes sociales.
• Formularios de contacto, registro de usuarios, contratación de servicios y procesos de selección de personal.
• Eventos, comunicaciones y cualquier interacción con clientes, colaboradores, contratistas, pasantes y terceros que interactúan directa o indirectamente con los activos de información del Grupo.
• Todos los sistemas, dispositivos y aplicaciones que procesan, almacenan o transmiten información personal, tanto en entornos internos como en la nube.
• Cualquier otro medio físico o digital en el que se gestionen datos personales.

  

4 – Marco Normativo

España

• • Reglamento General de Protección de Datos (GDPR)
  • Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD)

Francia

• • GDPR
  • Loi Informatique et Libertés

Alemania

• • GDPR
  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Portugal

• • GDPR
  • Ley de Protección de Datos Personales adaptada a la normativa europea

Estados Unidos

• • Mosaico de leyes federales y estatales,
    • HIPAA 
    • GLBA
    • La Carta de Derechos Digitales de Florida (FDBR) 

Canadá

• • Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA)

Brasil

• • Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

Guatemala

• • Ley Integral de Protección de Datos Personales en Poder de Terceros (6103).
  • Ley de Protección de Datos (6105).

Uruguay

• • Ley N° 18.331
  • Decreto Nº 64/020

Colombia

• • Ley 1581 de 2012
  • Decreto 1377 de 2013 

Argentina

• • Ley 25.326 de Protección de Datos Personales

Bolivia

• • La Ley Nº 164 de 2011 es la Ley General de Telecomunicaciones, Tecnologías de Información y Comunicación de Bolivia.

Filipinas

• • Data Privacy Act of 2012

  

5 – Principios y Definiciones

Principios

• Licitud, Lealtad y Transparencia: Los datos se tratarán de forma lícita, con fines legítimos y de manera transparente.
• Limitación de Finalidad: Solo se utilizarán los datos para las finalidades específicas para las cuales fueron recogidos.
• Minimización de Datos: Solo se recopilarán los datos estrictamente necesarios.
• Exactitud y Actualización: Se adoptarán medidas razonables para mantener los datos exactos y actualizados.
• Limitación del Plazo de Conservación: Los datos se conservarán únicamente el tiempo necesario para cumplir con su finalidad.
• Integridad y Confidencialidad: Se implementarán medidas técnicas y organizativas para proteger los datos contra el acceso no autorizado, pérdida o alteración.

Definiciones

• Datos Personales: Cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recopilación, almacenamiento, uso, transmisión o eliminación.
• Titular: Persona a quien pertenecen los datos.
• Consentimiento: Manifestación libre, específica, informada e inequívoca en la que el titular acepta el tratamiento de sus datos.
• Incidente de Seguridad: Cualquier suceso que comprometa la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales.

  

6 – Roles y Responsabilidades

Alta Gerencia: Aprobar y supervisar la política y asegurar que se asignen los recursos necesarios

Responsable del SGSI y Protección de Datos: Coordinar la implementación, realizar auditorías periódicas y gestionar la actualización de la política.

Equipo de TI / Seguridad: Implementar las medidas técnicas (cifrado, control de accesos, DLP) y mantener la infraestructura segura.

Usuarios: Cumplir con las directrices establecidas y reportar cualquier incidente o vulneración.

  

7 – Recopilación y Uso de Datos Personales 

Datos Recopilados

XTENDO GROUP recopila datos personales en diversas situaciones, tales como:

• Interacción en el Sitio Web: Información de acceso, comportamiento (palabras clave, páginas vistas, ubicación, navegador, dispositivo).
• Formularios de Contacto y Registro: Datos de identificación básica (nombre, correo, empresa, país, WhatsApp, mensajes).
• Procesos de Contratación: Información contenida en hojas de vida y datos recopilados a través de LinkedIn o correo.
• Eventos y Redes Sociales: Datos obtenidos en interacciones públicas o privadas, siempre informando al usuario del tratamiento.

Finalidades del Tratamiento

• Mejorar la Experiencia del Usuario: Adaptar servicios y contenidos a las necesidades de los usuarios.
• Prestación de Servicios: Facilitar la comunicación, gestión y soporte de los servicios ofrecidos.
• Marketing y Publicidad: Enviar comunicaciones promocionales y ofertas, siempre que se haya obtenido el consentimiento.
• Procesos de Selección y Contratación: Evaluar candidaturas y facilitar la incorporación de talento.
• Cumplimiento Legal: Conservar datos conforme a obligaciones legales y reglamentarias.

  

8 – Medidas de Seguridad y Protección de Datos

Integrando nuestra Política de Seguridad de la Información, se implementan las siguientes medidas:

• Control de Acceso y Autenticación

Uso de autenticación robusta y, en entornos críticos, autenticación multifactor para limitar el acceso a datos personales.

• Cifrado

Cifrado de datos personales en tránsito (TLS/SSL) y en reposo (AES-256).

• Soluciones DLP y Monitoreo

Implementación de herramientas de Prevención de Pérdida de Datos y sistemas para detectar y responder a incidentes.

• Gestión de Incidentes

Procedimientos definidos para la respuesta inmediata ante incidentes de seguridad que involucren datos personales.

• Retención y Eliminación Segura

Establecimiento de plazos de retención y procesos seguros para la eliminación o anonimización de datos una vez cumplida su finalidad.

• Capacitación y Concienciación

Programas formativos periódicos sobre el manejo seguro de datos y el cumplimiento de las normativas de protección.

  

9 – Derechos de los Titulares y Ejercicio de Derechos 

XTENDO GROUP garantiza a los titulares de datos los siguientes derechos:

• Acceso: Conocer y acceder a sus datos personales.
• Rectificación: Solicitar corrección de datos inexactos o incompletos.
• Eliminación: Requerir la eliminación de datos cuando ya no sean necesarios.
• Limitación del Tratamiento: Restringir el procesamiento en determinadas circunstancias.
• Oposición: Oponerse al tratamiento de datos.
• Portabilidad: Recibir sus datos en un formato estructurado y transferible.
• Revocación del Consentimiento: Retirar el consentimiento otorgado para el tratamiento.

Los titulares podrán ejercer estos derechos mediante solicitud escrita al correo electrónico info@xtendo.biz.

  

10 – Retención y Conservación de Datos

• Plazo de Conservación: Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con la prestación del servicio, las obligaciones contractuales y legales. Los plazos específicos se definirán en el Inventario de Datos y serán actualizados periódicamente.

• Eliminación Segura: Una vez vencido el plazo de retención, los datos serán eliminados o anonimizados de manera segura siguiendo procedimientos aprobados.

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11 – Transferencia de Datos

• Internacional: En caso de transferir datos a otros países, XTENDO GROUP asegurará que exista un nivel de protección adecuado conforme a RGPD y otras normativas.

• Con Terceros: Los datos personales no se compartirán con terceros no autorizados. Las transferencias se realizan bajo acuerdos contractuales que garanticen la protección de la información.

  

12- Capacitación y Concienciación

• Formación Periódica: Se realizarán sesiones de capacitación para todos los colaboradores sobre el tratamiento seguro de datos y el cumplimiento normativo.

• Actualización Continua: La capacitación se actualizará de forma regular para reflejar cambios legislativos y avances tecnológicos.

  

13 – Revisión y Actualización de la Política

Esta política se revisará al menos anualmente o cuando se produzcan cambios significativos en la legislación, el entorno tecnológico o los procesos internos, las actualizaciones serán aprobadas por la Alta Gerencia y difundidas a todos los colaboradores.

  

14 – Aprobación y Difusión

La presente Política de Prevención de Datos Personales entra en vigor a partir de la fecha y es de cumplimiento obligatorio para todos los empleados y colaboradores que gestionan datos e información de la organización.

Esta política quedará registrada en los archivos oficiales de la empresa y se difundirá internamente para conocimiento de todos los colaboradores y terceros, reafirmando la cultura de seguridad de la información y compromiso que caracteriza al XTENDO GROUP.

  

Ultima actualización: 28 de febrero del Año 2025.